Datenschutzerklärung

Allgemeine Hinweise

Wir freuen uns über Ihr Interesse sich auf an einem Auslandsaufenthalt zu bewerben.

In den nachfolgenden Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das International Student Office der Ostfalia.

Personenbezogenen Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

 

1. Zweck der Datenverarbeitung

Eine Registrierung der Mobilitätsteilnehmer der Ostfalia ("Outgoings") sowie der Mobilitätsteilnehmer ausländischer Institutionen ("Incomings"), durch das Übersenden einer Online-Bewerbung über das Portal "Moveonline" und/oder alternativen Einreichform (Email/Postweg), ist für das Bereithalten von Informationen, für eine individuelle Beratung sowie für sonstige Leistungen (Nominierung an der Partnerhochschule, Ausstellen von Bescheinigungen, ggf. Zuweisung von Mobilitätsstipendien etc.) in Bezug auf den Auslandsaufenthalt erforderlich.

Eine Bewerbung um einen Studienplatz an einer ausländischen Partnerhochschule oder um ein Mobilitätsstipendium ist zum Zweck der Auswahl (Prüfung der Berechtigung und Eignung) erforderlich.

 

2. Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese setzt nach Art. 6 Abs.1, S1. die Einwilligung der betroffenen Person voraus.

Stand der Datenschutzerklärung ist April 2021. Durch die Weiterentwicklung der Online-Bewerbung oder die Implementierung neuer Technologien kann es jedoch notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Wir empfehlen Ihnen, von Zeit zu Zeit die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung nach zu lesen.

 

3. Übermittlung der Daten an Dritte

Ihre Daten werden an Dritte übermitteln:

3. 1. Förderorganisationen/Stipendiengeber (u.a. EU-Kommission/ DAAD):

Mobilitätsbezogene Daten von Ostfalia Studierenden, die eine Förderung für ihren Auslandsaufenthalt erhalten, werden vom International Student Office an die entsprechenden Förderorganisationen (z.B. den DAAD bzw. die Europäische Kommission) weitergeleitet. Die Übermittlung dient der Rechenschaftspflicht gegenüber dem Mittelgeber (DAAD, Auswärtiges Amt, Europäische Kommission, usw.).

3. 2. Partnerhochschulen/Gasteinrichtungen:

Für die Anmeldung an der Partnerhochschule/Gasteinrichtung übermittelt das International Students Office im Rahmen des jeweiligen Nominierungsverfahrens die geforderten Daten der nominierten Studierenden elektronisch oder postalisch. Wir weisen explizit darauf hin, dass sich das Datenschutzniveau zwischen den Gastländern (besonders Drittländern, also Länder außerhalb der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum) stark unterscheiden kann. Insoweit kann nicht ausgeschlossen werden, dass es zu Übermittlungen personenbezogener Daten auch an Stellen kommen kann, die in Drittländern gelegen sind, die kein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten. Dabei kann sich die konkrete Datenverwendung dem Einfluss des ISOs zum angemessenen Schutz dieser Daten ganz oder teilweise entziehen.

3.4. Andere Ostfalia Studierende (Outgoing, Incoming)

Für den Fall, dass Sie eingewilligt haben, dass das International Students Office den Kontakt zu anderen Teilnehmenden sowie Interessenten an einem Austauschprogramm herstellen darf, werden Ihr Name, Studienfach sowie ihre Email-Adresse an andere Ostfalia Studierende weitergegeben. 

3.5. Ostfalia interne Beteiligten

3.5.1. Haushaltsabteilung:

Stipendienbezogene Daten von Ostfalia Studierenden, die im Rahmen von Austausch- bzw. Förderprogrammen wie bspw. des Erasmus Programms einen Teil ihres Studiums im Ausland verbringen und dafür von Fördereinrichtungen wie bspw. dem DAAD oder der Europäischen Kommission einen Mobilitätszuschuss erhalten, werden vom International Student Office an das Dezernat 1 der Ostfalia zur Auszahlung des Mobilitätszuschusses weitergeleitet.

3.5.2. Austausch-KoordinatorInnen der Fachbereiche:

Mobilitätsbezogene Daten Ostfalia Studierender, die an Austauschprogrammen teilnehmen und im Ausland studieren bzw. studieren möchten, sind von den zuständigen MitarbeiterInnen der betreffenden Fakultät einsehbar. Der Zugang unterstützt und ermöglicht die administrative Bearbeitung der Austauschprozesse (Auswahl, Betreuung, Pflege der Kooperationen).

3.5.3 Auswahlgremien

Für die Auswahl werden die Unterlagen der BewerberInnen, die sich für ein Austausch- bzw. Förderprogramm beworben haben, dem zuständigen Auswahlgremium zur Verfügung gestellt.

3.5.4. Hochschulentwicklung und Kommunikation

Für hochschulinterne Planungs- Steuerungs- und Evaluationszwecke werden ausgewählte personenbezogene Daten (z. B. Matrikelnummer, Geschlecht, Fach) an die Hochschulentwicklung und Kommunikation Stelle übertragen, verarbeitet und in aggregierter Form anonymisiert. 

3.5.5. Studierendenservice

Das International Student Office steht bei Bedarf im Austausch mit dem Studierendenservice (z.B. bzgl. Anerkennung von im Ausland erbrachten Studienleistungen, Beurlaubung, Anerkennung von Praktika, usw.).

3.6. Übermittlung der Daten an Drittländer oder internationale Organisationen

Ihre Daten werden an Partnerinstitutionen im europäischen und weltweiten Ausland, die EU Kommission, sowie falls notwendig an Konsulate zur Visa-Beschaffung übermittelt.

 

4. Dauer der Speicherung

Im Falle der Teilnahme an einem Mobilitätsprogramm sowie bei selbstorganisierten Auslandsaufenthalten (Free Mover) werden die personenbezogenen Daten für die Dauer von 10 Jahren gespeichert und anschließend anonymisiert.

Im Falle der Vergabe eines Mobilitätsstipendiums (z.B. Erasmus, PROMOS) werden die personenbezogenen Daten für die Dauer von 10 Jahren gespeichert und anschließend anonymisiert.

Bewerbungen von nicht ausgewählten Studierenden werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens, zwecks Beratungen, nach 3 Jahren anonymisiert. Falls jedoch erwünscht, können die Daten nach einer Übergangsfrist von 6 Monaten vollständig gelöscht werden.

 

5. Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

International Student Office

Ostfalia Hochschule für angewandte Wissenschaften

Robert-Koch-Platz 8a, 38440 Wolfsburg

E-Mail: iso@ostfalia.de

 

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Ihre weiteren Rechte gem. DSGVO insb. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung gemäß Art. 15 bis 21 der DS-GVO können Sie hier einsehen: https://www.ostfalia.de/cms/de/gremien/beauftragte/page

 

6. Datenschutzerklärung für MoveON

Diese Datenschutzerklärung gilt für das MoveON Datenbank System des International Student Offices. Auf anderen Webseiten der Ostfalia können unter Umständen andere Datenschutzerklärungen gelten.

6.1. Bereitstellung der Webseite und Erstellung von Logfiles

Die Anwendung MoveON des Softwareunternehmens QS Unisolution wird extern gehostet. Bei jedem Aufruf von MoveON-Webseiten erfassen die Server von QS Unisolution automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

1. Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
2. Das Betriebssystem des Nutzers
3. Die IP-Adresse des Nutzers
4. Datum und Uhrzeit des Zugriffs

Die MoveON-Webseite von QS Unisolution nutzt Social Plugins von Twitter, Google+ und LinkedIn.

Wenn Sie eine MoveON-Webseite aufrufen, die mit Social Plugins ausgestattet ist, wird eine Verbindung zu den Servern von Twitter, Google+ und LinkedIn hergestellt. Dabei wird diesen Servern mitgeteilt, welche der MoveON-Webseiten Sie besucht haben.

Wenn Sie mit Ihrem Twitter, Google+ und/oder LinkedIn-Account eingeloggt sind, ermöglichen Sie diesen Anbietern, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus dem entsprechenden Account ausloggen.

Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von QS Unisolution: http://www.qs-unisolution.com/privacy-policy

6.2. Verwendung von Cookies

Die Webseiten von QS Unisolution verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Webseite auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Diese Cookies enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Webseite ermöglicht.

Es werden auf der Webseite Cookies verwendet, um eine Analyse des Surfverhaltens der Nutzer zu ermöglichen.