Campus Ostfalia
Ab sofort können Studierende alle Anträge und Anfragen an die Fakultät digital über den Service-Desk der Fakultät einreichen
Der Service-Desk basiert auf einem Ticketsystem, über das Anträge und Anfragen digital empfangen, bearbeitet und beantwortet werden. Der Zugang ist über das Portal unter „Campusmanagement“ sowie über die Studiengangkurse möglich. Ein Klick auf „Service-Desk der Fakultät“ führt nach der Anmeldung ins System. Dort können Studierende neue Tickets erstellen oder den Status ihrer bestehenden Tickets einsehen. Für die Ticketerstellung stehen fünf Kategorien zur Auswahl:
Bei den „Sonstigen Anträgen/Anfragen an den Prüfungsausschuss“ können Studierende im nächsten Schritt weitere spezifische Antragsarten auswählen. Einige Anträge, wie die Zulassung zur Abschlussarbeit, sind rein digital. Andere Anträge, wie die Zulassung zur Praxisphase, Anrechnung von Prüfungsleistungen oder Nachteilsausgleich, erfordern noch das Hochladen eines PDF-Formulars zum Ticket.
Für jede Antragskategorie gibt es eine verantwortliche Sachbearbeitung, die das neu erstellte Ticket als erstes zugewiesen bekommt. Nachdem ein Ticket erstellt wurde, kann der/die Studierende das Ticket bei Bedarf jederzeit um Informationen oder Dateianhänge ergänzen. Ebenso können die Sachbearbeitenden jederzeit dem Ticket eine Nachricht an den/die Studierende oder die nachfolgende Sachbearbeitung anhängen. Wird das Ticket ergänzt bzw. aktualisiert, erhalten der/die Studierende und die beteiligten Sachbearbeitenden automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung mit Link zum Ticket.
Das Rechenzentrum der Ostfalia hat das System nach den Anforderungen der Fakultät konfiguriert. „Nachdem wir bereits im März 2024 als erste Fakultät den digitalen Antrag auf Zulassung zur Abschlussarbeit mit dem System realisiert hatten, haben wir es im Dezember auf alle Anträge ausgeweitet“, berichtet der Prüfungsausschussvorsitzende Prof. Dr. Christian Rafflenbeul-Schaub.
Was sind die Vorteile des Ticketsystems gegenüber einer Antragseinreichung per E-Mail oder Post?
Rafflenbeul-Schaub: „Das Ticketsystem vereinfacht und beschleunigt die Antragsbearbeitung. Früher haben wir die per E-Mail eingegangene Anträge ausgedruckt und zusammen mit den per Post eingegangenen Anträgen für den Bearbeitungsprozess per Postmappe an die beteiligten Stellen weitergereicht. Mit dem Ticketsystem läuft das völlig papierlos und damit sehr viel schneller, denn allein der Postmappenumlauf hat viel Zeit gekostet. Zudem werden alle Tickets über das System langfristig archiviert. Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die zentrale Speicherung der Tickets. Alle beteiligten Mitarbeitenden können jederzeit und von jedem Ort aus den aktuellen Bearbeitungsstand und die gesamte Kommunikation zu jedem Antrag einsehen. Außerdem bleiben nicht abgeschlossene Vorgänge präsent und können nicht vergessen werden.“
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