Fakultät H hat den Prozess „Antrag auf Zulassung zur Abschlussarbeit“ erfolgreich digitalisiert. Auch alle anderen Anträge an den Prüfungsausschuss werden bereits intern über das Ticketsystem bearbeitet.

Die genauen Details erfahren wir von Prof. Dr. Christian Rafflenbeul-Schaub im Interview:

„Als erste Fakultät haben wir seit Mitte März einen digitalen Zulassungsantrag zur Abschlussarbeit,“ erzählt der Prüfungsausschussvorsitzender Rafflenbeul-Schaub, der die Digitalisierung des Antragswesens maßgeblich vorantreibt. Der digitale Antrag wurde in Zusammenarbeit mit Kevin Maik Thomas vom Rechenzentrum über das Ticketsystem Zammad realisiert. Das System wird von der Ostfalia seit Dezember insbesondere für das Service Desk des Rechenzentrums genutzt. Mit dem Antragswesen des Prüfungsausschusses kommt ein neuer Anwendungsfall für das Ticketsystem hinzu.

Was sind die Vorteile?

Rafflenbeul-Schaub: „Der digitale Zulassungsantrag ist für alle Beteiligten wesentlich einfacher als die bisherige Praxis. Studierende brauchen kein PDF-Formular mehr herunterladen, ausfüllen, die Prüfer unterschreiben lassen, selber unterschreiben und einsenden, sondern tragen im Online-Formular des digitalen Antrags ihren Studiengang, das Thema der Abschlussarbeit sowie Erst- und Zweitprüfer ein. Die Prüfer erhalten daraufhin eine Nachricht, die Betreuung der Arbeit zu bestätigen. Nach Eingang der Prüferbestätigungen wird der Antrag digital bearbeitet.

Früher haben wir die per E-Mail eingegangenen Antragsformulare für den Prüf- und Genehmigungsprozess ausgedruckt und per Postmappe an die beteiligten Stellen weitergereicht. Heute läuft das völlig papierlos. Und alle Tickets werden über das System langfristig archiviert.

Ein Vorzug gegenüber einem papierbasierten Bearbeitungsworkflow oder einem Workflow, der auf dem Weiterleiten von E-Mails basiert, ist die zentrale Speicherung der Tickets. Alle beteiligten Mitarbeitenden können jederzeit und von jedem Ort aus den aktuellen Bearbeitungsstand und die gesamte Kommunikation zu jedem Vorgang einsehen. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung für reibungsloses mobiles Arbeiten.

Zudem bleiben nicht abgeschlossene Vorgänge präsent und können nicht vergessen werden. Außerdem haben wir festgestellt, dass sich die durchschnittliche Bearbeitungszeit für einen Antrag deutlich verkürzt hat. Das zahlt auf die Studierendenzufriedenheit ein, das heißt es vermeidet Unzufriedenheit bei unseren Studierenden.“

Werden weitere Anträge digitalisiert? Wie geht es weiter?

Rafflenbeul-Schaub: „Der digitale Antrag zur Abschlussarbeit ist erst der Anfang. Wir haben mit dem Ticketsystem bereits interne Strukturen geschaffen, um alle Anträge an den Prüfungsausschuss digital zu bearbeiten. Sämtliche Anträge zu anderen Themen, die uns per E-Mail oder per Post erreichen importieren wir in das System zur weiteren Bearbeitung, das heißt wir erstellen zurzeit noch die Tickets stellvertretend für die Studierenden. Es müssen noch Schnittstellen im Portal programmiert werden. Bis zum Beginn des Wintersemesters sollen die Studierenden für alle Anträge und Anfragen an die Fakultät Tickets über das Portal selbst erstellen können. In Analogie zum Service Desk des Rechenzentrums nennen wir unseren neuen Kanal „Service Desk Fakultät H“.

Foto: Adobe Stock/DWN Media

Ansprechpartner an der Fakultät H:

Prof. Dr. Christian Rafflenbeul Schaub,  c.rafflenbeul-schaub@ostfalia.de